Maîtriser certaines fonctions avancées du puissant tableur de la suite Microsoft Office peut vous faire gagner un temps précieux dans l’analyse d’une feuille de calcul.

  • Utilisez le remplissage instantané :  vous cherchez à créer un tableau à partir d’une liste de contacts où toutes les infos sont saisies dans une seule cellule (du type : Marc Durant 12 rue Laugier 75019 Paris) ? Dans les options avancées d’Exel, assurez-vous que la fonction Remplissage instantané est bien active. Placez-vous ensuite dans la colonne à droite de celle qui contient les données. Tapez l’info à extraire (le numéro et le nom de la rue, par exemple). Validez et recommencez sur la ligne suivante. Après avoir entré quelques caractères, Excel reconnaît les éléments qui vous intéressent et vous invite à remplir automatiquement le reste de la colonne. Enfoncez la touche Entrée pour confirmer.
  • Atteignez vos objectifs à tous les coups : “cette année, on passe à 40 % de marge, les gars”. Très bien, mais qu’est-ce que cela signifie pour vous ? Avec la fonction Valeur cible, vous pouvez réajuster vos objectifs sans saisir de nouvelles formules. Imaginons que la cellule C1 de votre feuuille de calcul contienne le prix d’achat d’un produit, la C2 la marge brute (obtenue à partir de la formule C1:C3) et C3 le prix de vente. Pour connaître le tarif à proposer à vos clients afin de respecter la nouvelle marge imposée par la direction, activez l’onglet Données du ruban d’outils d’Excel. Dans la section Prévisions, déroulez la liste Analyse scénarios puis cliquez sur Valeur cible.Fixez, comme valeur à définir,cellule C1, puis entrez 1,4 dans le champ Valeur à atteindre et, enfin, indiquez C2 dans la cellule à modifier. Validez avec OK. Le prix de vente est aussitôt recalculé.
  • Faites ressortir les données-clés d’un tableau : envie que les résultats positifs apparaissent en vert et les négatifs en rouge ? Ou de changer la couleur de fond des cellules afin d’identifier vos meilleures et vos pires clients ? Sélectionnez les cellules concernées (ici le chiffre d’affaires des clients), cliquez sur Accueil, déroulez le menu Mise en forme conditionnelle, Nuances de couleurs et choisissez le premier modèle. Les valeurs les plus élevées s’affichent sur fond vert, les plus basses sur fond rouge et les intermédiaires en jaune. Pour personnaliser ces teintes, activez Mise en forme conditionnelle, Nouvelle règle.
  • Anticipez le développement de votre bisiness : Excel 2016 est capable d’établir des prévisions pour les mois ou les années à venir à partir des données que vous lui soumettez. Sélectionnez la plage de valeurs que vous désirez analyser. L’une des colonnes doit comporter des valeurs types dates, l’autre des données numériques (le chiffre d’affaires, par exemple). Activez l’onglet Données et cliquez sur l’icône Feuille de prévisions. Indiquez la date à laquelle doit s’arrêter l’exercice de prospective, puis placez-vous sur l’onglet Créer de façon à générer une nouvelle feuille de calcul dans laquelle les données échues sont complétées par les prévisions d’Excel.
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Les super outils d’Excel

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